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START Guide - Comment réussir sa visio ! Par Benjamin DELSOL

Aujourd’hui j’aimerais vous donner quelques trucs et astuces pour vous aider à réussir vos visioconférences. A l’origine, j’avais envie de vous parler de mes techniques pour impacter silencieusement les personnes autour de vous, et en particulier lors d’une réunion ou d’une visio, puis je me suis rendu compte qu’avant même de considérer impacter les participants d’une réunion, il convient de bien maitriser les outils de la visioconférence !

Rassurez-vous, je ne vais pas vous faire un manuel d’utilisation de Zoom ou de Teams ou encore de GoogleMeet ; je vais plutôt vous conseiller sur l’organisation, la tenue et la conclusion d’une réunion virtuelle !


Lors d’une visio conférence il y a 5 phases à ne pas rater !


La première phase concerne l’organisation de la visioconférence. Je vous recommande pour cela l’envoie d’un ordre du jour si vous en êtes l’organisateur, et si cela n’est pas le cas, alors faites tout de même votre propre ordre du jour ! C’est-à-dire qu’avant même le début de la réunion, vous devez savoir où vous allez, ce que vous souhaitez obtenir de cette réunion. Par exemple, si c’est une réunion avec un client relativement à un projet, il est essentiel de lister les questions à poser. A l’inverse si vous devez donner des réponses, il vous faut alors vous préparer aux éventuelles questions.


L’important ici, et comme dans tout aspect de votre vie, c’est la préparation !

La deuxième phase concerne le début de la visio-conférence. Il est essentiel de saluer tous les participants, n’hésitez jamais à faire un signe de la main par exemple si les micros sont coupés. Saluer les autres participants permet de leur montrer que vous leur accorder de l’importance et en même temps cela permet d’indiquer votre présence à la réunion. D’ailleurs, concernant la réunion, avant de vous connecter, prenez soin de vérifier l’orientation de la caméra, le fond qui se trouve derrière vous et votre apparence. N’oubliez pas qu’une réunion virtuelle professionnelle, reste une réunion pro !


On évite alors les contre jours, on évite les décors un peu trop personnels, quitte à utiliser un fond virtuel proposé par de nombreuses plateformes de visio.

Et surtout, prévoyez que si vous devez vous lever pour x ou y raisons pendant la réunion, ne soyez pas en pantalon de pyjama, jogging ou autre !


La phase trois, c’est celle de l’action, celle qui concerne la réunion à proprement parler ! Pour cette phase, je vous recommande de couper votre micro lorsque vous n’avez pas la parole, afin d’éviter les bruits de respiration, les bruits environnants ou encore le bruit de vos doigts sur le clavier par exemple… Ensuite, lorsque vous avez la parole, n’oubliez pas de réactiver votre micro !!! Puis regarder directement la caméra de manière à ce que les participants aient l’impression que vous les regardez eux directement. Parler d’une voix claire, posée et calme. N’hésitez pas à utiliser également le body language, certes c’est une réunion virtuelle mais vous pouvez utiliser les gestes, la posture de vos bras ainsi que l’orientation de votre tête pour accompagner votre discours. Enfin, lorsque vous ne parlez pas, n’hésitez pas également à montrer votre attention à l’intervenant, cela peut être fait par votre posture par exemple, on reconnait vite à la posture une personne concentrée et une personne qui regarde ses mails !!!


Et surtout ne regardez pas votre téléphone pendant une visio, cela se voit immédiatement, l’angle de votre tête et l’orientation de votre regard vous trahissent !

La quatrième phase, c’est lorsque la réunion se termine ! Il faut alors ne pas hésiter à saluer et remercier chacun des participants. Encore une fois, montrez combien ils sont importants en leur souriant, les remerciant et les saluant. Assurez-vous également que vous êtes bien déconnecté avant de dire ou de faire quoique ce soit d’autre, on n’est jamais assez prudent ! Ce que j’aime bien faire avant de dire au revoir à chaque intervenant, c’est résumer la réunion, de manière à ce que toutes les parties soient à la même page.


C’est aussi l’occasion de répartir les tâches futures à mener entre les parties impliquées.

Puis, vient la cinquième phase, celle qui est parfois négligée. C’est la phase qui concerne l’après réunion virtuelle !!! Il est essentiel de vous faire un résumé, de préférence sur la même page que votre préparation de cette réunion, puis de préparer un mail à l’ensemble des participants de sorte à résumer la réunion, et à indiquer clairement les prochaines étapes à mener en attribuant chacune de ces étapes tel que discuter en visio. Cette phase est une sécurité, elle garantit que tous les participants disposent des informations et des directives les concernant. Enfin, avant le prochain meeting, ce résumé vous permet de vous remémorer la dernière réunion et ainsi de mieux préparer la première phase de cette nouvelle visio à venir.


Le monde qui nous entoure ne cesse d’évoluer, de changer et on a parfois l’impression que tout s’accélère, c’est pourquoi il est essentiel d’évoluer tout en conservant des bases solides. Les conseils que je vous donne ici sont des conseils qui ont toujours été d’usage classique lors de réunion pro depuis bien avant les visioconférences, sauf pour les fonds virtuels certes!


Prendre ce qu’il y a de meilleur du passé et l’implémenter dans le présent permet de garder le cap et de ne pas se faire emporter par la vague.

Prochainement je vous parlerai de ce qui est pour moi la cause première du mal être du 21ième siècle, petit indice…. C’est une question de rythme !


Je vous remercie pour votre lecture, vous souhaite une merveilleuse et magnifique semaine et vous dis à très bientôt !


Par Benjamin DELSOL


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